Warum das 5-Kontenmodell dein Unternehmen rettet – auch wenn es aussieht wie aus dem Mittelalter
Willkommen zu einer neuen Folge von SmartBusinessFails, der Blogserie für Unternehmer, die lieber aus Fehlern lernen, bevor sie selbst reinlaufen. Heute: Warum das scheinbar veraltete und „primitive“ 5-Kontenmodell mehr mit moderner Unternehmensführung zu tun hat, als dir dein hipper Finanzberater erzählen will.
Die Illusion der Kontrolle: Liquidität ist nicht dein Kontostand
Die meisten Unternehmer machen denselben Fehler: Sie schauen aufs Hauptkonto, sehen ein paar Zehntausend Euro und wiegen sich in trügerischer Sicherheit. Dabei ist das meiste davon gar nicht wirklich ihr Geld.
Denn was auf deinem Firmenkonto liegt, gehört zu großen Teilen dem Finanzamt, deinen Lieferanten oder deinen Mitarbeitern. Und wenn du nicht diszipliniert trennst, dann trifft dich die Umsatzsteuervorauszahlung oder die Gehaltsabrechnung wie ein ICE bei voller Fahrt.
Was ist das 5-Kontenmodell überhaupt?
Das 5-Kontenmodell ist keine Rocket Science, kein Fintech-Hack und schon gar nichts Neues. Es ist ein einfaches, aber geniales System zur Liquiditätssicherung, das in der Buchhaltung lange belächelt wurde – aber sich in der Praxis bewährt hat, besonders wenn es eng wird.
Es funktioniert so:
- Hauptkonto: Hier kommen deine Einnahmen an.
- Umsatzsteuerkonto: Für alle Umsatzsteueranteile, die du weiterreichen musst.
- Lohnkonto: Für die monatlichen Löhne und Sozialabgaben.
- Wareneinkaufskonto: Für Waren- oder Materialbestellungen.
- Rücklagenkonto: Für Steuernachzahlungen, Investitionen oder Krisen.
Jeder Euro, der reinkommt, wird prozentual auf diese Konten verteilt. Klingt altbacken? Mag sein. Funktioniert? Und wie.
Warum das Modell so unterschätzt wird
In der Praxis wird das 5-Kontenmodell gerne als zu einfach oder gar „primitiv“ abgestempelt. „Wir haben doch eine Buchhaltung!“ hört man in Mittelständlern oft. Aber genau hier liegt das Problem: Die Buchhaltung ist rückwärtsgewandt. Sie dokumentiert, was war. Was du brauchst, ist Kontrolle über das, was kommt.
Viele Mittelständler, die in Schieflage geraten, haben keine Einnahmenprobleme. Sie haben ein Ausgaben- und Planungsproblem. Und genau da setzt das Modell an: Es schafft Klarheit.
Wie funktioniert die Verteilung konkret?
Ein Beispiel: Du machst einen Umsatz von 100.000 Euro. Nach deinem Erfahrungswert oder anhand deines BWA und Steuerberaters legst du folgende Verteilung fest:
- 19 % Umsatzsteuer: 19.000 € → auf das USt-Konto
- 20 % Wareneinkauf: 20.000 € → Wareneinkaufskonto
- 25 % Löhne & Abgaben: 25.000 € → Lohnkonto
- 10 % Rücklagen/Steuern: 10.000 € → Rücklagenkonto
- 26 % Verfügbar für Fixkosten, Miete, Gewinn etc.
Und zack: Du weißt täglich, wie viel Geld wirklich „übrig“ ist. Kein Rätselraten, keine nervigen Excel-Tabellen, keine bösen Überraschungen am Monatsende.
Fallbeispiel aus der Praxis
Ein Maschinenbauer aus der Steiermark, 80 Mitarbeiter, voll digitalisiert, Controller-Abteilung inklusive. Trotzdem hat er 2023 beinahe Insolvenz anmelden müssen, weil die Umsatzsteuervorauszahlung in einem Quartal seine gesamte Liquidität aufgefressen hat.
Warum? Weil „genug Geld auf dem Konto war“. Nach der Einführung des 5-Kontenmodells (gegen den Rat der Buchhaltung!) lief es schlagartig besser. Heute sagt der Inhaber: „Ich seh’ jetzt täglich, was wirklich mir gehört. Alles andere ist nur Durchlaufposten.“
Warum dieses Modell auch 2025 funktioniert
Wir leben in einer Welt, in der alles kompliziert sein muss: Cashflow-Tools, Dashboards, digitale BWA-Simulatoren. Aber wenn du Liquidität retten willst, brauchst du nicht mehr Daten, du brauchst mehr Disziplin.
Das 5-Kontenmodell ist wie ein sparsamer Oldtimer: Kein Schnickschnack, aber bringt dich überall hin. Und genau das rettet in Krisen den Hintern. Denn wer seine Verpflichtungen zuerst bedient, hat am Ende noch was übrig. Wer umgekehrt denkt, steht irgendwann blank da.
Typische Einwände – und warum sie nicht gelten
„Wir machen das über unsere Buchhaltung.“
Die Buchhaltung hat keinen Echtzeitüberblick. Und keine Handlungsgewalt. Sie verarbeitet Daten, sie trifft keine Vorsorge.„Das ist was für kleine Handwerker, nicht für Mittelstand.“
Gerade Mittelständler haben hohe laufende Verpflichtungen. Je größer das Rad, desto schneller die Schieflage.„Zu viele Konten machen alles unübersichtlich.“
Unsinn. Du brauchst keine 5 Banken, du brauchst 5 Unterkonten. Oder Offline-Konten, auf die du virtuell verschiebst. Alles machbar, wenn man will.
So führst du es ein – ohne Chaos
- Mach eine Analyse: Wie viel % deines Umsatzes gehen in welche Ausgabenkategorie?
- Sprich mit dem Steuerberater: Nicht um Erlaubnis, sondern zur Feinjustierung der Verteilquoten.
- Richte die Konten ein: Am besten bei der Hausbank oder als digitale Unterkonten.
- Automatisiere die Umbuchung: Täglich oder wöchentlich. Wichtig ist die Regelmäßigkeit.
- Bleib dran: Die Disziplin zahlt sich aus. Spätestens beim nächsten Liquiditätsschock.
Fazit: Das Konto ist nicht dein Geld
Die größte Falle im Unternehmertum ist der Glaube, dass ein voller Kontostand gleichbedeutend mit Sicherheit ist. Das 5-Kontenmodell zeigt dir klar: Was musst du zur Seite legen, was darfst du verwenden, und was ist nur geborgt?
Es ist simpel, robust, traditionsreich – und genau deshalb so stark. Gerade in schwierigen Zeiten ist dieses System wie ein Sicherheitsgurt: Sieht lästig aus, ist aber verdammt lebensrettend.
Wenn du wissen willst, wie du dein Unternehmen stabil durch stürmische Zeiten bringst: Lass uns reden. Kein Coaching-Blabla, sondern praxiserprobte Tools. Der erste Schritt ist eine saubere Liquiditätsplanung.