“Wir haben das im Griff – steht alles auf der To-do-Liste!” SmartBusinessFails Folge 49


Warum Zettel, Ordner und Excel-Dateien deine Firma langsamer machen als jedes schlechte WLAN – und was du endlich tun solltest, bevor dein Wettbewerb es für dich erledigt


Es gibt diese typische Szene in Unternehmen, bei der jedes moderne Betriebssystem innerlich stirbt: Ein Chef sagt im Meeting „Das hab ich alles im Griff“, holt einen karierten Block aus der Tasche und blättert seelenruhig zu seiner handgeschriebenen Liste. Man schmunzelt, weil es charmant wirkt. Vielleicht sogar sympathisch. Bis man merkt, dass dieses Unternehmen eine Million Umsatz macht – und dabei auf dieselben Werkzeuge setzt wie der Hausmeister einer Grundschule 1998. Willkommen in der Realität der deutschen Digitalisierung, wo viele Entscheidungen weniger mit Strategie als mit Gewohnheit zu tun haben.


Digitalisierung wird gerne verschoben. Aus Zeitgründen. Aus Angst vor Kosten. Oder weil man einfach keine Lust hat, sich mit Tools, Prozessen oder Softwareanbietern auseinanderzusetzen. Stattdessen bleibt man beim Altbewährten. Papierformulare, manuelle Abläufe, individuelle Excel-Logik. Funktioniert ja irgendwie. Und genau dieses „irgendwie“ ist das Problem.


Denn während intern noch überlegt wird, wie man die Lagerverwaltung von der Warenwirtschaft trennt, hat der Wettbewerber die komplette Lieferkette schon automatisiert. Während im Vertrieb die Kundendaten als Outlook-Kontakte auf dem lokalen Rechner liegen, setzt das nächste Startup auf CRM mit KI-Unterstützung. Und während der Geschäftsführer in seinem Büro Ordner wälzt, chattet die Konkurrenz mit ihren Kunden über eine nahtlos integrierte Support-Plattform. Die Frage ist nicht mehr, ob du digitalisieren solltest. Sondern warum du es nicht längst getan hast.


Digitalisierung ist kein IT-Projekt. Sie ist auch kein Zustand, den man irgendwann erreicht. Digitalisierung ist eine unternehmerische Haltung. Eine Entscheidung für Geschwindigkeit, Transparenz, Skalierbarkeit und Wettbewerbsfähigkeit. Wer das nicht versteht, wird die Rechnung nicht heute, aber sehr bald bezahlen. Und sie wird höher ausfallen als jede Softwarelizenz.


Ein typischer Fehler vieler Unternehmer liegt in der Annahme, dass Digitalisierung teuer, komplex und disruptiv ist. Tatsächlich aber ist das größte Risiko nicht das Invest in neue Systeme – sondern das Beharren auf alten Abläufen. Jede ineffiziente Schnittstelle, jeder manuelle Handgriff, jeder Prozess ohne klares digitales System kostet dein Unternehmen täglich Geld, Zeit und Nerven. Du siehst es nur nicht sofort.


smartbusinessfails: Was Unternehmer wirklich erleben (und falsch machen)


Wir haben in den letzten Jahren unzählige Unternehmer*innen begleitet, gesprochen, beraten – und immer wieder dieselben Geschichten gehört. Hier eine Auswahl echter Situationen, wie sie heute noch täglich passieren:


Ein Geschäftsführer in einem Produktionsbetrieb zeigt stolz, wie er mit Excel alle laufenden Projekte im Blick behält. Die Datei ist auf seinem Desktop gespeichert – Version 17, Stand letzte Woche. Als er krank wird, weiß niemand, wie weit die Kundenaufträge wirklich sind. Es kostet den Betrieb fünf Kunden – und einen Rufschaden.


Ein mittelständisches Handelsunternehmen mit 40 Mitarbeitenden verwaltet seine Kundenkontakte dezentral: Die Vertriebler schreiben E-Mails über Outlook, speichern sie lokal, und jeder hat seine eigene „Kartei“. Es gibt kein CRM, keine Übersicht, keine Nachverfolgbarkeit. Bei einem Mitarbeiterwechsel sind plötzlich 300 Kundenkontakte unbrauchbar.


Ein E-Commerce-Shop mit starkem Umsatzwachstum setzt auf fünf verschiedene Tools: eins für den Shop, eins für Rechnungen, eins für Lager, eins für Support, eins fürs Marketing. Keine Schnittstellen. Keine Automatisierung. Die Mitarbeiter verbringen den halben Tag mit Copy-Paste. Die Geschäftsführung merkt es zu spät: Die Marge verpufft durch ineffiziente Abläufe.


Ein Handwerksbetrieb hält Wartungsaufträge auf Papier fest. Wenn der Monteur unterwegs ist und der Kunde fragt, wann der nächste Termin geplant ist, muss dieser „kurz im Büro anrufen“. Das Unternehmen wächst nicht – weil es nicht kann. Jeder neue Auftrag macht es langsamer, nicht schneller.


Das alles sind keine Einzelfälle. Es sind Symptome eines tieferliegenden Problems: Digitalisierung wird zu lange nur gedacht, nicht gemacht.


Was man wirklich tun kann – und worauf es ankommt


Die gute Nachricht: Niemand muss von null auf hundert digitalisieren. Digitalisierung ist kein Sprint. Es ist ein unternehmerischer Marathon, den man mit klarem Plan und gesundem Menschenverstand angehen kann. Man muss nicht alles können. Man muss nur wissen, wo man anfangen muss.


Erster Schritt: Prozesse analysieren. Nicht digitalisieren, sondern verstehen. Wo hakt es? Wo sind Abläufe unnötig kompliziert, langsam oder fehleranfällig? Wo hängt zu viel Wissen an Einzelpersonen? Und vor allem: Wo entsteht unnötiger Aufwand für Aufgaben, die ein digitales System in Sekunden erledigen könnte?


Zweiter Schritt: Verantwortlichkeiten klären. Digitalisierung ist kein IT-Thema, sondern eine Führungsaufgabe. Wer glaubt, das Thema delegieren zu können, weil „die IT das dann schon macht“, hat schon verloren. Entscheidend ist, dass die Unternehmensleitung selbst eine Vision entwickelt – und dann die richtigen Leute ins Boot holt.


Dritter Schritt: Klein anfangen, aber konsequent. Kein Unternehmen muss sofort SAP einführen oder eine Million Euro in Digitalisierung stecken. Oft reichen einfache, integrierbare Lösungen. Wichtig ist nur, dass man sie auch nutzt – und nicht nach drei Monaten wieder in alte Muster zurückfällt.


Vierter Schritt: Kultur schaffen. Digitalisierung bedeutet Veränderung – und Veränderung braucht Menschen, die mitziehen. Unternehmen, die ihre Mitarbeitenden einbeziehen, Prozesse gemeinsam entwickeln und offen für Feedback sind, haben am Ende nicht nur bessere Systeme. Sondern auch motiviertere Teams.


Fazit mit Substanz (und einer Idee für deinen nächsten Schritt)


Wenn du diesen Beitrag liest und dir denkst: „Klingt irgendwie nach uns…“, dann ist jetzt der richtige Moment, etwas zu ändern. Nicht alles. Aber etwas.


Du brauchst keine Software-Demo. Du brauchst eine ehrliche Bestandsaufnahme. Und dann eine Entscheidung: Wollen wir wirklich so weitermachen – oder wollen wir ein Unternehmen bauen, das in drei Jahren noch funktioniert, wenn der Wettbewerb digital längst davonzieht?


Wenn du merkst, dass du zu nah dran bist, um klar zu sehen, hol dir jemanden, der den Blick von außen hat. Jemanden, der schon durch den Dschungel gegangen ist und weiß, wo die echten Abkürzungen liegen. Denn genau darin liegt die Kunst.


smartbusinessfails zeigt dir, wie viele andere Unternehmer mit denselben Problemen kämpfen wie du. Es geht nicht darum, perfekt zu sein. Aber darum, es besser zu machen als gestern. Und damit fängt alles an.


Wenn du an dem Punkt bist, an dem du merkst, dass “irgendwie” nicht mehr reicht – dann lohnt sich vielleicht ein Gespräch. Ohne Verpflichtung, aber mit Substanz.